Datenschutz

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlich für dieses Neukundenformular ist die Horstmann GmbH & Co. KG, Herforder Straße 120, 33602 Bielefeld. Telefon: 0521 / 96472-0; Telefax: 0521 / 96472-27; E-Mail: verkauf@horstmann-grosshandel.de.

Datenschutzbeauftragter: Lutz Horstmann-Eickhoff, Herforder Straße 120, 33602 Bielefeld; E-Mail: LHE@horstmann-grosshandel.de.

2. Angaben im Neukundenformular

Wir verarbeiten die Angaben, die Sie im Neukundenformular eintragen: die gewünschte Kontoart, gegebenenfalls den bevorzugten Standort, Firma oder Namen, Branche, Anschrift, Website, Ansprechperson sowie E-Mail-Adresse und weitere von Ihnen angegebene Kontaktdaten. Dazu kommen gegebenenfalls eine abweichende Lieferanschrift, Ihre Rechnungs-E-Mail-Adresse, der Wunsch nach Bankeinzug, Ihre Nachricht und freiwillig hochgeladene Unterlagen wie Visitenkarte oder Geschäftsbogen.

Bitte übermitteln Sie nur Angaben und Unterlagen, die für Ihre Kundenanfrage erforderlich sind. Die mit einem Stern gekennzeichneten Felder benötigen wir zur Bearbeitung. Weitere Angaben und Dateiuploads sind freiwillig. Ohne die erforderlichen Angaben kann die Anfrage über das Formular nicht abgesendet werden.

3. Zweck und Rechtsgrundlagen

Wir verwenden Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu prüfen, Rückfragen zu beantworten, eine mögliche Geschäftsbeziehung vorzubereiten und nach Freigabe ein Kundenkonto einzurichten. Bei Anfragen für Ihre eigene Person erfolgt dies zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Bei Ansprechpersonen eines Unternehmens beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht darin, Geschäftsanfragen zu bearbeiten und mit dem anfragenden Unternehmen zu kommunizieren. Gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.

Ein Wunsch nach Bankeinzug ist noch kein SEPA-Lastschriftmandat. Die Anfrage führt auch noch nicht zur verbindlichen Vereinbarung von Zahlungs- oder Preiskonditionen.

4. Bearbeitung in Odoo und PDF-Dokumentation

Die Anfrage wird in unserem Odoo-System gespeichert und von der Buchhaltung bearbeitet. Nach interner Freigabe wird ein ausgefülltes Neukundenformular als PDF erzeugt, beim Vorgang abgelegt und per E-Mail an unsere Buchhaltung unter buchhaltung@horstmann-grosshandel.de übermittelt. Das PDF kann neben Ihren Angaben auch die von uns ergänzten internen Angaben zur Kundenanlage enthalten. Die Entscheidung über die Freigabe trifft eine zuständige Person; über dieses Formular erfolgt keine ausschließlich automatisierte Entscheidung nach Art. 22 DSGVO.

5. Empfänger und technische Dienstleister

Zugriff erhalten die für Kundenanlage, Buchhaltung und gegebenenfalls Vertrieb zuständigen Beschäftigten, soweit dies für ihre Aufgaben erforderlich ist. Für die technische Bereitstellung und Verarbeitung nutzen wir Odoo Online der Odoo S.A., Belgien, sowie die eingesetzten IT- und E-Mail-Dienstleister. Diese können Daten im Rahmen der Bereitstellung, Wartung, Absicherung und Sicherung der Systeme verarbeiten. Auftragsverarbeiter werden auf Grundlage der datenschutzrechtlichen Vorgaben, insbesondere Art. 28 DSGVO, eingesetzt.

Bei einer Verarbeitung durch Dienstleister oder deren Unterauftragnehmer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums sind zusätzlich die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO zu beachten. Auskunft zu den für Ihre Daten eingesetzten Dienstleistern und gegebenenfalls einschlägigen Übermittlungsgarantien erhalten Sie über unseren Datenschutzkontakt.

6. Technischer Aufruf, Cookies und Sicherheit

Beim Aufruf können technisch erforderliche Verbindungs- und Protokolldaten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit einschließlich Zeitzone, angeforderte Seite, Zugriffsstatus, übertragene Datenmenge, verweisende Website sowie Browser, Betriebssystem und Spracheinstellungen. Dies dient der Auslieferung der Seite, ihrer Funktionsfähigkeit und der Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; das berechtigte Interesse besteht im sicheren und zuverlässigen Betrieb.

Technisch notwendige Cookies können zur Sitzungsverwaltung und für Formularfunktionen eingesetzt werden. Soweit sie für die Bereitstellung des ausdrücklich gewünschten Dienstes erforderlich sind, erfolgt ihr Einsatz auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG. Optionale Cookies dürfen nur entsprechend einer gegebenenfalls abgefragten Einwilligung eingesetzt werden. Die Übertragung dieser Formularseite erfolgt verschlüsselt über HTTPS.

Cookies sind kleine Textinformationen, die Ihr Browser speichert. Sie können gespeicherte Cookies über die Einstellungen Ihres Browsers löschen und die Annahme von Cookies beschränken. Das Blockieren technisch notwendiger Cookies kann die Funktionsfähigkeit des Formulars beeinträchtigen. Die Speicherdauer richtet sich nach dem jeweiligen Cookie und dessen Zweck; Sitzungscookies dienen der Zuordnung zusammengehöriger Aufrufe, andere Cookies können über eine Sitzung hinaus gespeichert bleiben.

7. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Anfrage und die zugehörigen Unterlagen so lange, wie dies für die Prüfung, Rückfragen und den Aufbau der Geschäftsbeziehung erforderlich ist. Kommt keine Geschäftsbeziehung zustande, werden die Daten gelöscht, sobald keine Bearbeitungs-, Nachweis- oder gesetzlichen Aufbewahrungsgründe mehr bestehen. Bei einer Kundenanlage werden die erforderlichen Daten in der Kundenverwaltung weiterverarbeitet. Für aufbewahrungspflichtige Unterlagen gelten die jeweils einschlägigen gesetzlichen Fristen; danach werden die Daten gelöscht, soweit kein anderer zulässiger Speichergrund besteht.

8. Ihre Datenschutzrechte

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an den oben genannten Verantwortlichen oder den Datenschutzbeauftragten wenden. Die Rechte bestehen jeweils unter den gesetzlichen Voraussetzungen:

• Auskunft und Bestätigung: Sie können erfahren, ob wir personenbezogene Daten zu Ihnen verarbeiten, und Auskunft über diese Daten, Zwecke, Empfänger, Speicherdauer und gegebenenfalls Übermittlungsgarantien verlangen (Art. 15 DSGVO).
• Berichtigung: Sie können unrichtige Angaben korrigieren und unvollständige Daten ergänzen lassen (Art. 16 DSGVO).
• Löschung: Sie können die Löschung verlangen, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder notwendige Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen können dem entgegenstehen (Art. 17 DSGVO).
• Einschränkung: In den gesetzlich vorgesehenen Fällen können Sie verlangen, dass Daten nur noch eingeschränkt verarbeitet werden, etwa während der Klärung ihrer Richtigkeit (Art. 18 DSGVO).
• Datenübertragbarkeit: Bei automatisierter Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung oder eines Vertrags können Sie bereitgestellte Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten und unter den gesetzlichen Voraussetzungen eine direkte Übermittlung verlangen (Art. 20 DSGVO).
• Widerruf einer Einwilligung: Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt bestehen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht: Gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen (Art. 21 DSGVO). Wir verarbeiten die betroffenen Daten dann nicht weiter, es sei denn, es bestehen gesetzlich anerkannte überwiegende Gründe oder die Verarbeitung dient Rechtsansprüchen. Gegen eine Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit Widerspruch einlegen; die Daten werden dann nicht mehr für diesen Zweck verarbeitet. Bitte wenden Sie sich an unseren Datenschutzkontakt.

Beschwerderecht: Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes (Art. 77 DSGVO). Unabhängig davon können Sie gerichtlichen Rechtsschutz in Anspruch nehmen.

9. Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verwenden wir die mitgeteilten Angaben, insbesondere E-Mail-Adresse, Name, gegebenenfalls Telefonnummer und Nachrichteninhalt, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Je nach Anfrage beruht dies auf vorvertraglichen oder vertraglichen Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO oder auf unserem berechtigten Interesse an der Beantwortung von Anfragen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald sie hierfür nicht mehr erforderlich sind und keine weiteren zulässigen Speichergründe bestehen.

10. Schutz Ihrer Daten und automatisierte Entscheidungen

Wir schützen personenbezogene Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen vor unbefugtem Zugriff und unzulässiger Verarbeitung. Die Maßnahmen werden entsprechend den Anforderungen an eine sichere Verarbeitung ausgestaltet. Die Freigabe einer Neukundenanfrage erfolgt durch eine zuständige Person. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung einschließlich Profiling mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung findet bei dieser Formularbearbeitung nicht statt.

11. Geltungsbereich dieser Hinweise

Diese Datenschutzerklärung gilt für das Neukundenformular unter kunde.horstmann-connect.de und die dazugehörigen Informationsseiten. Sie übernimmt die Unternehmens- und Datenschutzkontakte sowie die einschlägigen allgemeinen Hinweise unserer Horstmann-Homepage und ergänzt die Verarbeitung bei der Kundenanlage in Odoo. Für andere Websites und deren Funktionen gelten die dort veröffentlichten Datenschutzhinweise.

Stand: 23. Oktober 2026.